通常情况下，文书分为三类，分别是简历、推荐信和个人陈述。对于商科申请者来说，还需要撰写Essay，对于理工科博士申请者来说，部分还需要提供Research Proposal。这里以三大主文书为主，进行介绍。

★ 简历

简历的作用在于，让学校和教授快速对一个申请者的背景有一个大致的掌握，这个背景包括你简单的个人信息、教育背景、专业背景、专业之外的一些经历等等。对方希望的是能够通过你的简历，对你有一个大致的定位。

现在申请名校，竞争越来越激烈，一个录取委员会的教授一个申请季可能要处理上千封的申请材料，往往没有精力去认真研究每一个申请者的所有的材料。简历就提供了这样一个便利，如果看完你的简历，一个教授觉得你完全不是学校会考虑的范畴的学生，可能你其他的材料，教授就不太可能会很多的时间去仔细看。相反，如果看一下你的简历，发现你很有可能是学校想找的人，他接下来会花更多的时间去研究你的材料。所以，一句话，简历决定了你留给学校的第一印象。

★ 推荐信

推荐信的核心点在于学校或者教授希望通过第三方的客观评价去了解被推荐人的一些情况。因为研究生申请已经有了比较具体的专业方向，教授最关心的是你在申请的这个专业方面的能力和素质，是否能够成为一名合格的优秀毕业生，或者说是潜力股。所以教授们希望通过第三方这种客观的评价作为一个参考标准，去帮助学校分析学生的实力和水平。

所以大家一定要从根本的本质层面去思考推荐信这个问题，搞清楚什么是推荐信，明白本质之后，你就会发现牛推、非牛推，到底应该怎么选择；选择什么样的人来做自己的推荐人，这样的问题就很容易找到答案了。

★ 个人陈述

个人陈述是三份文书中最难把握的一份。简历和推荐信都有其相应的格式，至少我们知道它长什么样，而关于个人陈述，学校只给了一个任务：回答问题。只给了一个目标：在规定的字数内把问题回答清楚。实现这个目标是其难度所在。同时，由于任务是目标导向的，就意味着个人陈述有很大的发挥空间，写好了非常容易出彩。

个人陈述最重要的是逻辑，由逻辑带来的整体的说服力。它并不是在追求一种震撼的感觉，像电影场景一样的个人陈述显得非常不真实，真实能打动人的个人陈述是在帮助委员会了解你，所以你能在有限字数内将学校问题说明白，逻辑清晰，就已经很好了。如果能在说明白的同时，还能注意突出和加强说服力，就已经非常好了。所以大家在写文书时，要关注的是如何把重点放在提升说服力上，而不是强调自己有多牛。

我们要申请去国外读研究生，在申请中希望qualification是足够的，希望展示给对方一种感觉：这个人在未来会有所成就。但这个qualification，并不需要很强，如果它已经强到可以直接就业了，可以直接实现职业目标了，强到我们项目已经无法给你提供必要的培养了，那我们就overqualified了。

有一些收到拒信的申请者，就是被overqualified这个理由拒的。这时候，就需要在文书中体现：自己离职业目标有一些差距，那么通过过去经历中积累的学科基础、现在的实践水平，以及个人长期的一些优势和习惯，加上基本的学习能力与做成事的能力，相信如果能去这个项目读书，我能借助这里的资源做进一步的自我提升，就能帮助我实现职业目标了。

02 文书写作思路

★ 简历

正确的简历写作，应该遵循以下两个原则。

第一，明确你的背景中，哪些是优势，是你需要突出的，哪些是劣势，是你需要弱化的，因为一篇简历肯定是要有重点、有逻辑、有条理的。你重点突出的部分肯定占用篇幅最多，也是要放在最显眼的位置的。

对于不同的学生来说，重点也不尽相同。比如有些学生硬件背景很好，本科学校、成绩、GT都很漂亮。那么这部分学生，硬件背景就是他应该突出的重点。这类学生通常得过不少奖学金，可以考虑把奖学金跟教育背景放在一块儿，突出学生的学习能力。另外，把GT放在教育背景的后面。并且这类学生，如果软件方面的背景比较弱，通常用一页纸简历就好。这样的话，硬件背景通常就会占到整页简历将近三分之一的篇幅，就可以很好地把硬件背景的优势凸显出来。

有的学生可能做过的项目非常多，但硬件背景比较弱的话，那就要弱化硬件背景，突出软件背景。比如，标准化考试成绩不那么漂亮，可以直接拿掉，或者放在最后。重点突出软件方面的经历。比如，有些学生可能工作经验是他的优势，那工作经验就可以考虑放在教育背景的下面，不一定非要把学术经历放在工作经验上面。

第二，提供参考系，帮助学校或教授快速找到你的优势，快速定位你的水平在哪里，帮助教授去做判断。也就是说要站在教授的角度上去思考。大家都知道在找工作的时候，面试的时候一个HR看一封简历可能也就花一两分钟时间，甚至更短。其实，对于申请也是一样的道理，那么在这么段的时间内，要求一个教授去挖掘你写的东西背后的东西是很难的，你必须自己展示出来才可以。

★ 推荐信

撰写推荐信的时候，不单要看论点，更要注重论据。用事实体现自己的能力。推荐信无论推荐人够不够牛，对方作为专业领域的人，他们一定会从事实层面去考察被推荐人的实力。我们在推荐信中不需要大量的形容词，而是要给出实实在在的事例，实实在在的逻辑证据。

推荐信最终对方关心的是你要用论据证明你的论点。在整理素材的时候，可以把你们专业领域里面最需要具备的能力列举出来，分析对方最看重哪些，然后再看这些主要的方面中，你在哪些地方最强。

比如你要学商科，那么你的领导力、组织能力、沟通能力、快速学习能力就非常重要，尤其是领导力。这部分要强调的核心思想是一定要写出一个真正符合自己的特点，每个人都有自己的特点，都有在某个方面别人不具备的优势。一旦你找到自己的核心优势，你就不会担心你没有东西可写。

反之，你明明没有创新能力，非要把自己写的很有创造力，去哪找这些例子呢？没有一个所谓的最好的完美的申请人，你只要有你的特点和个性，并且能力达标，再有些自己的特点就可以了。

所以素材写作的核心就是一定要写真实的自己。

★ 个人陈述

学校通常会要求在PS中回答这四个问题：

第一，motivation。你的动机是什么，为什么要申请这个专业？

第二，experience。过去有哪些经历影响你作出这个决定？其中还包括你有哪些专业相关的经历，然后这些教会你的是什么？然后又是如何影响了你？

第三，Career goal。你的职业目标是什么？你的研究目标是什么？为什么会选择这个目标？你为什么觉得你可以实现职业目标？

第四，Why school。你为什么会申请我们学校？你希望从我们学校里面来获得什么来帮助你实现你的职业目标？为什么我们学校可是你实现职业目标的最佳选择？

将这四个问题的素材梳理出来之后，需要用连贯的逻辑将其清晰的表述出来。包括文章如何开头如何结尾，要不要引经据典，要不要排比句，还包括语言，是否更符合native speaker所习惯的语言。

但因为通常对自己的思考比较混乱、破碎或者根本没思考过。所以当你要在500-1000词内呈现你的思考，串成一个清晰的线，并同时回答四个问题，是最困难的。

刚刚开始写PS的时候，很多人会有很多的无谓的担忧。比如有人觉得自己的成就实在太一般了，所以PS没得写。那么我们前面说过，PS主要谈的是思考而不是你的成就，也许恰恰因为你已有的成就不够好，你才更需要通过别的方式展示你的真实实力。

有的人觉得过去没思考过什么，也没有多么强有力的观点，对专业认识也没什么认识，实在没有什么素材可写。那么这里也意味着一个误区，因为PS本身就不是一个写出来很炫酷的东西，不需要一鸣惊人，只要清楚地说明白就已经很不容易了，能做到这一点的就是一篇很好的PS，你并不需要刻意把自己变成你不认识的样子。

个人陈述展示的是由逻辑带来的说服力，而不是处处展示有多牛。个人陈述是自我思考跟与他人讨论的过程。在自己思考的时候要走心，在跟其他人讨论的时候也一定记得要保持critical thinking。没有最好的个人陈述，只有相对好，所以一定不要迷信别人的建议，要让这个建议说服自己，才能接受修改。

03 文书写作技巧

简历的内容，一般情况下，商科建议控制在一页以内，理工科，可以一页，也可以两页，但一般不建议超过两页，除非背景特别丰富。

对于转专业的学生，可以从两个思路上去思考，跟目标专业相关的背景是有哪些，把这部分的内容突出出来；其他跟目标专业不相关的背景就把重点放在突出你的能力和潜质。

简历在经历描述的部分，可以量化的描述要尽可能量化；可以把想要突出的部分加粗；尽可能提供多的参考系；可以在经历描述中多体现一些专业概念、专业软件，尤其是对于商科的学生，各个项目之间的排列顺序要先按照专业含金量排序，再按照时间顺序排序。对于部分理工专业，如果学生经历特别丰富，也可以自己建一个个人主页，然后把个人主页的链接放在CV中。

一般来说，国外教授写的推荐信基本不会太长，除非是教授特别喜欢的学生，能写到七八百英文。绝大多数教授给一个本科生写的推荐信都在一页纸。所以不管本科生还是研究生你的推荐信能控制在一页纸是很合理的篇幅，换算成字数，中文的话，700字上下，英文400-500字上下，是合理的篇幅，如果再长就要慎重了。

三封推荐信如果是完全重复的情况也是不太好的，一个很优秀的学生可能会有几个比较突出的特质，我们在组合推荐信的时候一定要考虑两个原则：立体+呼应。另外，如果是自己主笔写推荐信，一定要考虑清楚，在教授看来，内容是否与教授身份相符，因为这是一个教授在跟另一个教授说东西，所以教授不可能知道所有细节，他描述的方式、总结、概括、举例一定要对得起教授的身份。

如果全是教授自己写的话，跟国外教授没太大差异，你得有足够多的表现。在这里提醒一点：你要尽可能把自己能提供给教授的素材、简历、个人陈述、你所做过的事情、一些想法等提供给教授，帮助教授更全面的了解你的情况。这样他可能会写的点更多一些。但凡这种水平的教授都比较忙，你能帮他节省时间的话，对于你自己来说就是一件好事情。

个人陈述写作时经常说的一个原则就是，to show, not to tell。一个直观的例子就是，一个申请者单说自己有职业目标，这是tell，如果他说完，让我们觉得他真的有职业目标真的思考过，这是show。

比如说，我为了目标，做了很多的调研、去找不同的人讨论、有很多的思考等。当你把这个说得更具体的时候，别人会觉得你是真的在认真为你的职业目标和发展方向而努力，这就是show。

还有一条重要原则是，在一份申请中，你整体要呈现给委员会的东西是一个整体的，凑在一起才能有说服力。

04 结语

全套文书，充分挖掘和展示个性化和独特性的东西才是重点。希望以上建议能够对大家有所帮助，创造出自己独一无二的文书。